do Aktualności

Przeprowadziliśmy zakończone sukcesem wdrożenie zarządzania dokumentacją w dużej firmie produkcyjnej.

Założeniem wdrożenia była pełna rejestracja wszystkich dokumentów wpływających do firmy, a następnie ich elektroniczny obieg zgodnie z rozpoznanymi typami.

W ramach pierwszego etapu prac, przeprowadzono audyt obecnego sposobu posługiwania się dokumentami zbierając równocześnie oczekiwania Zarządu oraz zaangażowanych w proces pracowników. Na tej podstawie zdefiniowano zbiory dokumentów, którym przypisano odpowiednie uprawnienia (administracja, edycja, odczyt, brak), określono zasady rejestracji dokumentów (włącznie ze słownikowymi przykładami) oraz zdefiniowano odpowiednie przepływy dla każdego z typów dokumentów. W ramach przepływu rozumianegop niejednokrotnie jako ścieżka zatwierdzania, wskazano konkretne jednostki lub stanowiska odpowiedzialne za pewien zakres prac, oraz ujednolicono zakres obowiązków. Dostrzegając możliwości przypadków jednostkowych lub wyjątkowo szczególnych, dopuszczono pewne odstępstwa lub możliwość modyfikowania przepływu dokumentu w trakcie jego trwania. Następnie, w trakcie przygotowywania aplikacji, która realizować będzie zdefiniowane wcześniej założenia, sporządzono szczegółowe instrukcje obsługi dla każdego z zaangażowanych stanowisk pracy, mając na uwadze zbiory dokumentów, którymi będzie się posługiwać. Całość zgrabnie przetestowano oraz przeszkolono wszystkich użytkowników.

Ostatecznie firma pozbyła się papierowego obiegu dokumentów zachowując pełną identyfikację i rejestrację wszelkich dokumentów wpływających do firmy. Znacząco usprawniono i przyspieszono obsługę spraw związanych z obsługą dokumentów, zapewniając zainteresowanym bieżącą wiedzę na temat aktualnego obiegu dokumentu oraz pełną transparentność procesu. Zapewniono pełną identyfikację dokumentów włącznie ze wskazaniem niepowtarzalnych numerów, dat, osób zaangażowanych oraz innych elementów wymaganych na poszczególnych etapach obsługi dokumentów w postaci elektronicznej. Dodatkowo wprowadzono wersjonowanie dokumentów w postaci elektroniczej oraz łączenie ich z innymi obiektami w systemie ERP. Na podstawie uprawnień ograniczono grono osób mających dostęp do dokumentów w postaci elektronicznej.

Dziękujemy naszemu Klientowi za zaufanie przy wyborze naszej oferty usług 🙂