SoniqAnalytics

Wybór i wdrożenie systemu informatycznego jest ważnym a w wielu przypadkach krytycznym krokiem dla każdej organizacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o system ERP, CRM czy inną aplikację biznesową, należy dokładnie przygotować się do procesu wyboru i wdrożenia, aby uniknąć problemów i zapewnić sukces. Wybór systemu informatycznego należy traktować jak projekt i zarządzać nim zgodnie z powszechnie znanymi metodykami. Wybór systemu informatycznego to proces, który wymaga czasu, zaangażowania i współpracy wielu osób na różnych poziomach organizacji. To zwykle złożona inwestycja, która ma na celu zwiększenie wydajności, poprawę procesów biznesowych i umożliwienie lepszego zarządzania danymi.

Oto kilka aspektów, które warto uwzględnić w trakcie wyboru systemu informatycznego:

  1. Określenie celów i wymagań biznesowych
    Przed rozpoczęciem procesu wyboru systemu informatycznego, należy dokładnie określić mierzalne cele biznesowe oraz wymagania organizacji. Warto również określić, jakie korzyści organizacja chce uzyskać z wdrożenia nowego systemu, np. zwiększenie wydajności, poprawa zarządzania kosztami, lepsze zarządzanie relacjami z klientami itp. Oprócz wymagań biznesowych należy również określić wymagania funkcjonalne dla poszukiwanego rozwiązania.
  2. Wybór odpowiedniego systemu informatycznego
    Po dokładnym określeniu celów, wymagań biznesowych i funkcjonalnych, można przystąpić do poszukiwań i wyboru systemu informatycznego. Warto wziąć pod uwagę różne opcje i porównać dostępne na rynku systemy, ich funkcjonalność, koszty oraz opinie innych użytkowników. Z pomocą powinni przyjść dostawcy rozwiązań, którzy precyzyjnie określą możliwości swoich produktów odnosząc się do zdefiniowanych wymagań. W odpowiedzi powinniśmy otrzymać zakres standardowych funkcjonalności oraz wycenę tych które wymagają dodatkowych konfiguracji lub prac programistycznych.
  3. Prezentacja rozwiązania
    Jeśli to możliwe organizuj prezentację rozwiązania, które zostanie przedstawione przez każdego z wytypowanych dostawców. W ten sposób wstępnie poznasz system oraz partnerów z którymi przyjdzie Ci w przyszłości współpracować. Warto sprawdzić możliwość przeprowadzenia prezentacji w oparciu o dane i procesy Twojej organizacji. Wiąże się to z koniecznością udostępnienia danych, o których bezpieczeństwo zadbaj podpisując z dostawcą umowę o zachowaniu poufności.
  4. Udział Zarządu
    Wsparcie zarządu jest niezwykle ważne dla sukcesu wyboru systemu informatycznego.
    Zarząd powinien określić lub potwierdzić cele biznesowe i wymagania organizacji, aby upewnić się, że system informatyczny spełni oczekiwania i przyniesie korzyści. Równocześnie Zarząd powinien angażować się w projekt, aby zapewnić, że cele biznesowe i oczekiwania organizacji są uwzględnione.
    Zarząd powinien wyznaczyć osoby odpowiedzialne za projekt i nadzorować postępy wyboru systemu. Warto również, aby członkowie zarządu byli zaangażowani w proces decyzyjny i podejmowali kluczowe decyzje w ramach projektu.
  5. Zapewnienie odpowiedniego budżetu
    Wybór i wdrożenie systemu informatycznego wiążą się z kosztami, takimi jak zakup licencji lub subskrypcji, wytworzeniem oczekiwanych funkcjonalności i dostosowań, oddelegowaniem zespołu wdrożeniowego, szkoleniami pracowników i innymi. Zarząd powinien zagwarantować odpowiedni budżet na projekt oraz na bieżąco go kontrolować, aby uniknąć problemów finansowych.
  6. Przygotowanie planu
    Przy wyborze systemu warto przygotować plan, który uwzględni m.in. etapy poszukiwań, rozmów z dostawcami, prezentacji rozwiązań, weryfikacji ofert, negocjacjami umów oraz przewidywany budżet.
  7. Przygotowanie zespołu
    Ważne jest, aby zespół odpowiedzialny za wybór systemu był odpowiednio przygotowany i posiadał niezbędne umiejętności, wiedzę techniczną oraz procesową. Rekomendowane jest powołanie zespołu użytkowników kluczowych z obszarów, w których wdrażane będzie wybrane rozwiązanie. Ten zespół powinien mieć bezpośredni wpływ na wewnętrzne rekomendacje, które posłużą do podjęcia wspólnej decyzji z aprobatą Zarządu.
  8. Weryfikacja dostawcy
    Weryfikacja dostawcy jest kluczowa aby zapewnić, że wybrany system jest nie tylko zgodny z wymaganiami organizacji, ale także bezpieczny i niezawodny. Sprawdź opinie i referencje, doświadczenie dostawcy w branży. Sprawdź, czy dostawca posiada odpowiednie certyfikaty, które potwierdzają jego kwalifikacje oraz nagrody, które otrzymał za jakość i innowacyjność swojego produktu.
  9. Wsparcie techniczne
    Upewnij się, że dostawca systemu informatycznego oferuje odpowiedni plan wsparcia technicznego, który pozwoli na szybką i skuteczną pomoc w razie awarii lub problemów z systemem. Dostawca powinien być również wiarygodnym gwarantem możliwości rozwoju wybranego systemu w przyszłości lub możliwościami integrowania go z innymi rozwiązaniami informatycznymi.
  10. Warunki umowy wdrożeniowej
    We współpracy z prawnikami zweryfikuj warunki umowy z dostawcą, upewnij się, że są jasne i zrozumiałe. Sprawdź, jakie są koszty i warunki rozwiązania umowy, a także jakie są zobowiązania i gwarancje dostawcy.
  11. Zgodność z wymaganiami organizacji
    Sprawdź, czy system informatyczny dostawcy spełnia wymagania organizacji w zakresie bezpieczeństwa, zgodności z regulacjami oraz dostępności.
  12. Streszczenie menadżerskie
    Zadbaj o przygotowanie streszczenia menadżerskiego które w obiektywny sposób podsumuje i porówna uwzględnione rozwiązania i systemy informatyczne. Streszczenie musi zawierać opis zakresu prac, cele projektu, wymagania systemowe, podsumowanie zakwalifikowanych i odrzuconych dostawców, porównanie ofert oraz rekomendacje, które Zarząd może uwzględnić podejmując ostateczną decyzję wyboru.

Podsumowując, wybór i wdrożenie systemu informatycznego może być skomplikowanym procesem, ale odpowiednie przygotowanie i podejście do projektu może przynieść wiele korzyści dla organizacji. Wybór musi być świadomą i optymalną decyzją, podjętą dzięki konsultacjom z ekspertami. Klarownie określony zakres i harmonogram musi gwarantować dostarczenie rozwiązania dostosowanego do wymagań i założonego budżetu.