Wybór i wdrożenie systemu informatycznego jest ważnym a w wielu przypadkach krytycznym krokiem dla każdej organizacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o system ERP, CRM czy inną aplikację biznesową, należy dokładnie przygotować się do procesu wyboru i wdrożenia, aby uniknąć problemów i zapewnić sukces. Wybór systemu informatycznego należy traktować jak projekt i zarządzać nim zgodnie z powszechnie znanymi metodykami. Wybór systemu informatycznego to proces, który wymaga czasu, zaangażowania i współpracy wielu osób na różnych poziomach organizacji. To zwykle złożona inwestycja, która ma na celu zwiększenie wydajności, poprawę procesów biznesowych i umożliwienie lepszego zarządzania danymi.
Oto kilka aspektów, które warto uwzględnić w trakcie wyboru systemu informatycznego:
- Określenie celów i wymagań biznesowych
Przed rozpoczęciem procesu wyboru systemu informatycznego, należy dokładnie określić mierzalne cele biznesowe oraz wymagania organizacji. Warto również określić, jakie korzyści organizacja chce uzyskać z wdrożenia nowego systemu, np. zwiększenie wydajności, poprawa zarządzania kosztami, lepsze zarządzanie relacjami z klientami itp. Oprócz wymagań biznesowych należy również określić wymagania funkcjonalne dla poszukiwanego rozwiązania. - Wybór odpowiedniego systemu informatycznego
Po dokładnym określeniu celów, wymagań biznesowych i funkcjonalnych, można przystąpić do poszukiwań i wyboru systemu informatycznego. Warto wziąć pod uwagę różne opcje i porównać dostępne na rynku systemy, ich funkcjonalność, koszty oraz opinie innych użytkowników. Z pomocą powinni przyjść dostawcy rozwiązań, którzy precyzyjnie określą możliwości swoich produktów odnosząc się do zdefiniowanych wymagań. W odpowiedzi powinniśmy otrzymać zakres standardowych funkcjonalności oraz wycenę tych które wymagają dodatkowych konfiguracji lub prac programistycznych. - Prezentacja rozwiązania
Jeśli to możliwe organizuj prezentację rozwiązania, które zostanie przedstawione przez każdego z wytypowanych dostawców. W ten sposób wstępnie poznasz system oraz partnerów z którymi przyjdzie Ci w przyszłości współpracować. Warto sprawdzić możliwość przeprowadzenia prezentacji w oparciu o dane i procesy Twojej organizacji. Wiąże się to z koniecznością udostępnienia danych, o których bezpieczeństwo zadbaj podpisując z dostawcą umowę o zachowaniu poufności. - Udział Zarządu
Wsparcie zarządu jest niezwykle ważne dla sukcesu wyboru systemu informatycznego.
Zarząd powinien określić lub potwierdzić cele biznesowe i wymagania organizacji, aby upewnić się, że system informatyczny spełni oczekiwania i przyniesie korzyści. Równocześnie Zarząd powinien angażować się w projekt, aby zapewnić, że cele biznesowe i oczekiwania organizacji są uwzględnione.
Zarząd powinien wyznaczyć osoby odpowiedzialne za projekt i nadzorować postępy wyboru systemu. Warto również, aby członkowie zarządu byli zaangażowani w proces decyzyjny i podejmowali kluczowe decyzje w ramach projektu. - Zapewnienie odpowiedniego budżetu
Wybór i wdrożenie systemu informatycznego wiążą się z kosztami, takimi jak zakup licencji lub subskrypcji, wytworzeniem oczekiwanych funkcjonalności i dostosowań, oddelegowaniem zespołu wdrożeniowego, szkoleniami pracowników i innymi. Zarząd powinien zagwarantować odpowiedni budżet na projekt oraz na bieżąco go kontrolować, aby uniknąć problemów finansowych. - Przygotowanie planu
Przy wyborze systemu warto przygotować plan, który uwzględni m.in. etapy poszukiwań, rozmów z dostawcami, prezentacji rozwiązań, weryfikacji ofert, negocjacjami umów oraz przewidywany budżet. - Przygotowanie zespołu
Ważne jest, aby zespół odpowiedzialny za wybór systemu był odpowiednio przygotowany i posiadał niezbędne umiejętności, wiedzę techniczną oraz procesową. Rekomendowane jest powołanie zespołu użytkowników kluczowych z obszarów, w których wdrażane będzie wybrane rozwiązanie. Ten zespół powinien mieć bezpośredni wpływ na wewnętrzne rekomendacje, które posłużą do podjęcia wspólnej decyzji z aprobatą Zarządu. - Weryfikacja dostawcy
Weryfikacja dostawcy jest kluczowa aby zapewnić, że wybrany system jest nie tylko zgodny z wymaganiami organizacji, ale także bezpieczny i niezawodny. Sprawdź opinie i referencje, doświadczenie dostawcy w branży. Sprawdź, czy dostawca posiada odpowiednie certyfikaty, które potwierdzają jego kwalifikacje oraz nagrody, które otrzymał za jakość i innowacyjność swojego produktu. - Wsparcie techniczne
Upewnij się, że dostawca systemu informatycznego oferuje odpowiedni plan wsparcia technicznego, który pozwoli na szybką i skuteczną pomoc w razie awarii lub problemów z systemem. Dostawca powinien być również wiarygodnym gwarantem możliwości rozwoju wybranego systemu w przyszłości lub możliwościami integrowania go z innymi rozwiązaniami informatycznymi. - Warunki umowy wdrożeniowej
We współpracy z prawnikami zweryfikuj warunki umowy z dostawcą, upewnij się, że są jasne i zrozumiałe. Sprawdź, jakie są koszty i warunki rozwiązania umowy, a także jakie są zobowiązania i gwarancje dostawcy. - Zgodność z wymaganiami organizacji
Sprawdź, czy system informatyczny dostawcy spełnia wymagania organizacji w zakresie bezpieczeństwa, zgodności z regulacjami oraz dostępności. - Streszczenie menadżerskie
Zadbaj o przygotowanie streszczenia menadżerskiego które w obiektywny sposób podsumuje i porówna uwzględnione rozwiązania i systemy informatyczne. Streszczenie musi zawierać opis zakresu prac, cele projektu, wymagania systemowe, podsumowanie zakwalifikowanych i odrzuconych dostawców, porównanie ofert oraz rekomendacje, które Zarząd może uwzględnić podejmując ostateczną decyzję wyboru.
Podsumowując, wybór i wdrożenie systemu informatycznego może być skomplikowanym procesem, ale odpowiednie przygotowanie i podejście do projektu może przynieść wiele korzyści dla organizacji. Wybór musi być świadomą i optymalną decyzją, podjętą dzięki konsultacjom z ekspertami. Klarownie określony zakres i harmonogram musi gwarantować dostarczenie rozwiązania dostosowanego do wymagań i założonego budżetu.