Procesy biznesowe to „utarte szlaki” w ramach danej organizacji. To sposób, w jaki Twoje przedsiębiorstwo rejestruje faktury, planuje produkcję, organizuje wysyłkę itd. Każda firma wykonuje dane czynności „na swój sposób”. Niestety zdarza się, że ten „sposób” jest mało efektywny, albo powoduje ogromne problemy w innej części organizacji.
- Księgowość po raz kolejny źle zaadresowała przelew, bo sekretarki, pomimo swojej dobrej woli, ponownie popełniły ten sam błąd przy rejestracji faktury?
- Zmarnowaliśmy czas pracy dwóch inżynierów, bo ci wykonywali dokładnie te same czynności, i to zupełnie niepotrzebnie?
- Jak to możliwe, że wysłaliśmy produkt do nie tego klienta, do którego należało?
- Dwa niezależne zespoły Kontroli Jakości śledziły jakąś konkretną produkcję, a i tak nie udało im się wychwycić bubla?
To tylko przykłady potknięć, jakie zdarzają się w każdej organizacji. Często problemy te nie wynikają z przyczyn losowych czy ze specyfiki danej czynności – można je wyeliminować poprzez odpowiednie wymodelowanie procesu.
SoniqAnalytics to firma, która świadczy kompleksowe usługi w zakresie analizy, doradztwa oraz zarządzania procesowego.
Firmy, które zapraszają nas do współpracy, otrzymują profesjonalną analizę wszystkich procesów wraz z rekomendacjami zmian.
W pierwszej kolejności organizujemy audyt, dzięki któremu jesteśmy w stanie zidentyfikować wszystkie najważniejsze procesy. Następnie dzielimy je na te, wykonywane ręcznie, te wspierane przez systemy informatyczne, a także te w pełni zautomatyzowane.
Po dokonaniu szczegółowej analizy, przedstawiamy wszystkie procesy w postaci schematów blokowych. Tego typu schemat można opracować na kartce papieru, tablicy lub korzystając z dedykowanego oprogramowania graficznego.
Celem tej pracy jest utworzenie szczegółowego schematu ukazującego wszystkie możliwe drogi, jakimi może przebiegać rekord (informacja / dokument) w swoim cyklu życia w przedsiębiorstwie. Dzięki temu jesteśmy w stanie spojrzeć wraz z klientem na jego organizację z odpowiedniego dystansu i wyłapać punkty krytyczne, wąskie gardła (ograniczenia) czy po prostu miejsca, w których ryzyko popełnienia błędu jest zbyt wysokie. Dzięki temu jesteśmy w stanie wspólnie zastanowić się nad możliwą zmianą (optymalizacją) procesów.
Co ważne: takie zwrócenie uwagi na procesy w mojej (twojej) organizacji nie powinno być czynnością jednorazową. By organizacja mogła bezpiecznie funkcjonować i rozwijać się bez przeszkód, niezbędne jest tak zwane zarządzanie procesowe. Jest to zestaw ciągłych i usystematyzowanych działań, mających na celu planowanie i kontrolę wykonania danego procesu tak, aby w pełni zrealizować jego cel. Polega to na ukierunkowaniu całej organizacji na procesy w niej zachodzące, zmusza jej członków do spojrzenia na własne działania z innej perspektywy. Dzięki temu pracownicy zaczynają rozumieć, że stanowią część jednego dużego procesu, u początku którego są oczekiwania klienta, a na końcu: ich realizacja.
Bardzo często zmiana istniejących w organizacji procesów jest dla wielu pracowników nie tylko wyzwaniem, ale wręcz horrorem. Zmiany muszą wtedy dotknąć nie tylko samego sposobu postępowania, ale wręcz mentalności części załogi. Padają hasła „zawsze tak było”, „to nic nie da”. Jednak pozytywne przykłady wdrożeń tego typu dowodzą, że warto, ponieważ poczynione zmiany zawsze przynosiły naszym klientom wymierne korzyści.